Förberedelse och Kartläggning
En kartläggning av arbetsmiljön ger värdefull kunskap om risker och utvecklingsområden i verksamheten. För att resultaten ska bli användbara i förbättringsarbetet behöver kartläggningen planeras och förankras i organisationen, genomföras med tillförlitliga metoder och följas upp på ett strukturerat sätt. Ofta finns det också redan befintliga kartläggningar som kan användas som utgångspunkt.
Förberedelse: planering och förankring
För att en kartläggning av arbetsmiljön ska fungera bra är det viktigt att börja med en tydlig planering och förankring i organisationen. Först behöver syftet och målet med kartläggningen klargöras: vad är det ni vill få kunskap om och varför genomförs kartläggningen? Därefter är det viktigt att fundera över vilka frågor som behöver ställas för att få relevant information om arbetsmiljön. Det finns flera olika sätt att genomföra en kartläggning. Den kan till exempel göras genom en enkät, intervjuer, fokusgrupper eller genom andra former av dialog och riskbedömningar i verksamheten.
I planeringen bör man också säkerställa att det finns tillräckliga resurser och rätt kompetens för att genomföra arbetet. Det är även viktigt att tydliggöra vilka som berörs av kartläggningen och vilka som ska delta i den. En annan central fråga är hur resultaten ska sammanställas och presenteras så att de blir begripliga och användbara för verksamheten. Slutligen behöver man planera för vad som ska hända efter kartläggningen, till exempel hur resultaten ska återkopplas och hur de kan användas som underlag för åtgärder och förbättringsarbete.
Använd vetenskapligt kvalitetssäkrade kartläggningsmetoder
När arbetsmiljön ska kartläggas är det viktigt att använda metoder som är vetenskapligt utvecklade och kvalitetssäkrade. Det ökar sannolikheten att resultaten blir tillförlitliga och användbara som underlag för förbättringsarbete.
När ni väljer eller utformar en kartläggning finns några saker som är särskilt viktiga att tänka på. Metoden behöver kunna användas på ett korrekt sätt i verksamheten och frågorna bör vara tydligt formulerade och komma i en logisk ordning. Det är också viktigt att svarsalternativen är tydliga och att ni endast ställer frågor om sådant ni faktiskt behöver veta och som kan bidra till att uppfylla syftet med kartläggningen.
Det finns flera etablerade frågeformulär som kan användas i arbetsmiljöarbetet. Många kommuner använder egna verktyg, till exempel olika former av OSA-verktyg. Ett annat exempel är Copenhagen Psychosocial Questionnaire (COPSOQ), som är ett forskningsbaserat frågeformulär för att kartlägga psykosocial arbetsmiljö. Mer information finns på copsoq.se.
Man behöver inte uppfinna hjulet igen
Många skolor, särskilt inom offentlig sektor, genomför redan årliga kartläggningar av arbetsmiljön genom sin huvudman eller kommun. Dessa kan till exempel vara medarbetarenkäter, arbetsmiljöundersökningar eller andra former av uppföljningar. I stället för att starta från början kan dessa befintliga kartläggningar användas som ett viktigt underlag i det förebyggande arbetsmiljöarbetet.
Genom att analysera resultaten från sådana undersökningar kan skolan identifiera riskområden, utvecklingsbehov och styrkor i arbetsmiljön. Resultaten kan sedan användas som utgångspunkt för dialog i arbetsgrupper och för att ta fram konkreta förbättringsaktiviteter. På så sätt tas kunskap som redan finns i organisationen till vara, samtidigt som arbetet blir mer effektivt och systematiskt.
Att göra
Planera och genomför en kartläggning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för att få en bättre bild av risker, styrkor och utvecklingsområden i verksamheten.
Fundera först över syftet med kartläggningen: vad vill ni få mer kunskap om och varför?
Identifiera sedan vilka frågor eller områden som behöver undersökas för att kunna förstå arbetsmiljön bättre.
Välj en lämplig metod för kartläggningen. Det kan till exempel vara:
- en enkät till personalen
- intervjuer eller fokusgrupper
- dialogmöten i arbetslag
- riskbedömningar i verksamheten
Tänk också på om det redan finns befintliga kartläggningar, till exempel medarbetarenkäter eller OSA-undersökningar från kommunen eller huvudmannen, som kan användas som underlag.
Vem kan göra detta?
Rektor eller annan person i skolledningen kan initiera arbetet. Kartläggningen kan också genomföras i samarbete med till exempel arbets- eller samverkansgrupp, skyddsombud, HR eller kommunens arbetsmiljöfunktion.
Hur lång tid tar det?
Planering av kartläggningen: cirka 1–2 timmar
Genomförande: cirka 2–4 timmar (beroende på metod)
Sammanställning av resultat: cirka 2–4 timmar
Vad är outputen?
- ett sammanställt underlag över arbetsmiljön
- en översikt över risker, styrkor och utvecklingsområden
- ett beslutsunderlag för vilka åtgärder som bör planeras och genomföras
⇒ Detta blir ett första steg i att förstå arbetsmiljön och skapa ett underlag för det fortsatta förbättringsarbetet.