Återkoppling av resultat
När en arbetsmiljökartläggning är genomförd är återkopplingen till personalen ett avgörande steg. Genom att planera hur resultaten ska presenteras, diskuteras och följas upp skapas förutsättningar för gemensam förståelse och delaktighet. En strukturerad återkoppling gör det möjligt att identifiera prioriterade förbättringsområden och omsätta resultaten i konkreta åtgärder i verksamheten.
Förberedelser inför återkoppling av resultat
När resultaten från en arbetsmiljökartläggning ska återkopplas till personalen är det viktigt att planera hur informationen ska kommuniceras. En tydlig och transparent återkoppling kan bidra till ökad förståelse för resultaten och skapa engagemang i det fortsatta förbättringsarbetet. Ett första steg kan vara att informera de anställda genom ett informationsbrev från ansvarig, till exempel skolledningen eller den som ansvarar för personal- eller arbetsmiljöfrågor. Informationen kan även spridas genom vecko- eller månadsbrev, så att alla medarbetare får kännedom om resultaten och vad som kommer att hända härnäst. Utöver skriftlig information är det ofta värdefullt att skapa utrymme för dialog och gemensam reflektion. Det kan till exempel ske på personalmöten, arbetsplatsträffar (APT) eller under en studiedag, där resultaten kan presenteras, diskuteras och användas som underlag för att identifiera möjliga förbättringsåtgärder.
Boka in tider för återkopplingsmöten innan enkät
Inför återkopplingen av resultaten är det viktigt att planera hur och var dialogen ska ske. Ett första steg är att ta ställning till på vilken nivå resultaten ska återkopplas. I vissa fall kan det vara lämpligt att presentera resultaten för hela verksamheten, medan andra frågor kan behöva diskuteras i mindre grupper, till exempel i arbetslag eller andra befintliga arbetsgrupper. Det är också viktigt att avsätta tid för genomgång av resultaten tillsammans med de personer som ansvarar för arbetsmiljöarbetet eller leder grupperna. Genom att planera detta i förväg skapas bättre förutsättningar för en strukturerad dialog kring vad resultaten betyder och vilka åtgärder som kan behöva vidtas. Slutligen behöver det vara tydligt vem som ansvarar för att boka in och genomföra återkopplingen. När ansvar och tidpunkter är klara ökar möjligheten att resultaten faktiskt diskuteras och används som underlag för fortsatt förbättringsarbete.
Syfte med återkopplingsmöte
Ett återkopplingsmöte har flera viktiga funktioner i arbetsmiljöarbetet. Genom att presentera och diskutera resultaten får medarbetare möjlighet att få ökad kunskap om sin egen arbetssituation och hur arbetsmiljön upplevs i verksamheten. Mötet kan också bidra till att legitimera och prioritera åtgärder, eftersom resultaten ger ett gemensamt underlag för vilka områden som behöver förbättras. Samtidigt kan återkopplingen användas för att följa upp och utvärdera tidigare genomförda aktiviteter, för att se om de haft den effekt som var tänkt. En viktig del av återkopplingsmötet är också att skapa engagemang och delaktighet. När medarbetare får möjlighet att reflektera över resultaten och bidra med idéer till förbättringar ökar förutsättningarna för att arbetet leder till konkreta och hållbara förändringar.
Upplägg av återkopplingsmöte
1. Resultatpresentation
- Rektor eller annan ansvarig person.
- Presentera hälsa & psykosocial arbetsmiljö.
2. Grupparbete
- Funktionell indelning.
- Ta fram positiva & förbättringsområden.
3. Handlingsplan
- Varje grupp presenterar prioriterade områden med konkreta förslag på förbättringar.
- Regelbunden strukturerad uppföljning av planen.
- Sammanställ vilka förändringar som genomförts över tid.
Återkoppling enligt Survey-feedback metoden
Survey-feedback är en metod där resultaten från en kartläggning återkopplas till de som har deltagit, och där resultaten används som grund för dialog och förbättringsarbete.
Ett första steg är att presentera resultaten för alla deltagare, inklusive arbetslagsledare och rektorer, så att alla får en gemensam bild av arbetsmiljön. Därefter ges tid och utrymme för varje arbetslag eller enhet att gå igenom och diskutera sina egna resultat. Syftet är att tillsammans reflektera över vad resultaten betyder för den egna arbetssituationen och vilka områden som kan behöva utvecklas. Utifrån dessa diskussioner kan varje arbetslag eller enhet ta fram en handlingsplan med konkreta åtgärder. På så sätt blir kartläggningen inte bara en rapport, utan ett underlag för fortsatt dialog och förbättringsarbete i verksamheten.
Presentera resultat
När resultaten från kartläggningen ska presenteras är det viktigt att presentationen är tydlig, väl förberedd och relevant för deltagarna. Den som ansvarar för presentationen behöver ha god kunskap om både kartläggningen och resultaten, så att de kan förklara vad resultaten betyder i praktiken.
Eftersom tiden ofta är begränsad är det bra att fokusera på de viktigaste resultaten och presentera dem på ett begripligt sätt. Presentationen kan till exempel förberedas i PowerPoint för att göra informationen mer överskådlig. Det kan också vara värdefullt att jämföra resultaten med ett relevant referensvärde, till exempel tidigare mätningar eller jämförelser med andra verksamheter, för att ge en tydligare bild av hur resultaten ska tolkas.
Det är samtidigt viktigt att skapa utrymme för dialog. Medarbetare bör ges möjlighet att bekräfta, nyansera eller ifrågasätta resultaten, eftersom deras erfarenheter kan bidra till en bättre förståelse av vad resultaten faktiskt speglar i vardagen.
Grupparbete
Efter att resultaten har presenterats är det viktigt att ge utrymme för gemensam reflektion och diskussion i mindre grupper. Inför återkopplingsmötet kan det därför vara bra att redan i förväg dela in deltagarna i grupper, gärna utifrån befintliga och funktionella arbetsgrupper, till exempel arbetslag eller andra naturliga enheter i organisationen. Syftet med grupparbetet är att ge deltagarna möjlighet att reflektera över resultaten i relation till den egna arbetssituationen och diskutera vad de kan innebära för arbetsmiljön. För att stödja diskussionen kan det vara hjälpsamt att använda frågor som motiverar deltagarna att arbeta aktivt med resultaten, till exempel vad de känner igen i resultaten och vilka områden de tycker är viktigast att förbättra. Det är viktigt att avsätta tillräckligt med tid för grupparbetet, så att deltagarna både hinner diskutera resultaten och börja formulera förslag på åtgärder. Gruppen bör också få tid att utveckla en handlingsplan med konkreta aktiviteter som kan bidra till att förbättra arbetsmiljön.
Frågor/utgångspunkt för grupparbete
Egna reflektioner
- 2-3 områden som fungerar bra.
- 2-3 förbättringsområden.
Prioritera 3 områden
- Vad kan gruppen göra?
- Vad kan chefen göra?
Handlingsplan
- 2-3 konkreta åtgärder.
Ladda gärna ner vår manual för återkopplingsmöte.
Gemensamt prioritera
Efter gruppdiskussionerna är nästa steg att tillsammans prioritera vilka förbättringsområden som ska arbetas vidare med. Det är ofta mest effektivt att fokusera på ett begränsat antal områden, till exempel två eller tre, så att arbetet blir hanterbart och möjligt att följa upp. När prioriteringarna är gjorda behöver det också tydliggöras vem som ansvarar för de olika åtgärderna. Att utse ansvariga personer gör det lättare att driva arbetet framåt och säkerställer att planerade aktiviteter faktiskt genomförs. Läs mer om åtgärder under team för åtgärder. Slutligen är det viktigt att sätta en tidsplan för arbetet. Genom att bestämma när åtgärder ska genomföras och följas upp skapas en struktur som stödjer ett mer systematiskt och långsiktigt förbättringsarbete.