Arbetsmiljö: Dokument och rutiner

Brist på tydliga dokument och rutiner eller att de inte sprids och används i verksamheten är en riskfaktor för arbetsrelaterad psykisk ohälsa. Eftersom dessa dokument utgör grunden för arbetsmiljöarbetet är det viktigt att säkerställa att de följs och är praktiskt användbara. Arbetsgivaren behöver därför både ta fram relevanta rutiner och dokument samt aktivt förankra dem på arbetsplatsen.

Vad finns?

När uppdaterades dokument och rutiner senast på skolan?

Om det var länge sedan dokumenten uppdaterades kan de behöva revideras så att de speglar hur arbetet ska bedrivas idag. Om de är aktuella kan ni gå vidare till nästa steg.

Vilka vet?

Känner personalen till dessa och är de förankrade på skolan?

Om dokumenten inte är väl kända kan skolan behöva arbeta mer med att sprida och diskutera dem. När dokumenten är förankrade i verksamheten kan ni gå vidare till nästa steg

Gör vi så?

Följer ni upp att dokument och rutiner efterlevs på skolan?

Om rutinerna inte används i praktiken kan skolan behöva göra en plan för att följa upp hur de tillämpas i det dagliga arbetet samt hur efterlevnad kan förbättras. 

Skapa nya dokument eller revidera existerande?

Det är viktigt att skolan har dokument och rutiner för det förebyggande arbetet av arbetsrelaterad psykisk ohälsa. I många kommuner finns det redan arbetsmiljödokument, riktlinjer eller rutiner som skolor ska utgå från. Det kan därför vara ett bra första steg att ta reda på vilka dokument som redan finns, till exempel via HR eller utbildningsförvaltningen. I vissa fall kan skolan använda dessa direkt, medan de i andra fall kan behöva uppdateras eller anpassas så att de fungerar i den egna verksamheten. Att gå igenom befintliga dokument tillsammans kan också vara ett sätt att säkerställa att de är aktuella och praktiskt användbara i skolans vardag.

Vad ska mitt arbetsmiljödokument innehålla?

Vad ska våra dokument innehålla?

Arbetsmiljödokument och rutiner för arbetet med att förebygga psykisk ohälsa bör beskriva verksamhetens mål och hur skolan ska arbeta i stort. Den bör också ta upp om det finns delar av verksamheten där risken för psykisk ohälsa är högre.

Dokumenten behöver innehålla riktlinjer för hur skolan gör risk- och behovsanalyser. Det innebär att man både ser över sådant som kan skapa problem och sådant som stärker hälsa och trivsel. Det ska också vara tydligt hur risker kan förebyggas eller hanteras i det dagliga arbetet.

Vidare bör dokumenten beskriva vilket ansvar chefer har, vilken kunskap de behöver och hur de får tillgång till utbildning och stöd. Den ska också förklara hur skolans rehabiliteringsarbete går till – till exempel vem som gör vad, vilken kompetens som kan behöva kopplas in och när olika insatser ska sättas in. Stöd för hur ett sådant arbetsmiljödokument kan utformas finns bland annat i riklinjen för psykisk hälsa på arbetsplatsen som tillhandahas av arbetsmiljöverket.

Att göra

Diskutera tillsammans i arbetsgruppen eller implementeringsteamet hur arbetet med arbetsmiljörisker och rutiner ser ut på er skola idag.

  • Identifiera de främsta arbetsmiljöriskerna i verksamheten.
  • Diskutera vilka rutiner eller policyer som finns för att hantera eller förebygga dessa risker.
  • Ta reda på om rutinerna finns dokumenterade, till exempel på skolnivå eller kommunnivå.
  • Reflektera över om dokumenten är lättillgängliga för personalen.
  • Diskutera om personalen känner till rutinerna och hur de används i det dagliga arbetet.
  • Fundera över hur ni idag följer upp att rutinerna efterlevs i praktiken.

Vem kan göra detta?

Implementeringsteamet kan genomföra övningen, gärna tillsammans med representanter från personalen, till exempel arbetslag eller skyddsombud.

 

Hur lång tid tar det?

Cirka 30–45 minuter.

 

Vad är outputen?

  • en gemensam bild av vilka arbetsmiljörisker som finns på skolan
  • en översikt över befintliga rutiner och policyer
  • identifierade områden där rutiner behöver förtydligas, spridas eller följas upp bättre

⇒ Detta kan bli ett första steg i att förbättra och förankra rutiner för att förebygga arbetsrelaterad psykisk ohälsa i verksamheten.

Väl förankrade dokument och rutiner

Att ha arbetsmiljödokument är en viktig grund, men för att de ska bidra till ett förebyggande arbete behöver de också vara kända och användas i verksamheten. Om dokumenten endast finns sparade i ett system utan att diskuteras eller tillämpas i vardagen riskerar de att få liten praktisk betydelse.

För att dokument och rutiner ska fungera i praktiken behöver de därför spridas och förankras i organisationen. Det innebär till exempel att medarbetare känner till att dokumenten finns, förstår vad de innebär och vet hur de ska användas i det dagliga arbetet. Det kan också handla om att regelbundet diskutera rutinerna i arbetsgruppen, till exempel på arbetsplatsträffar eller i arbetsmiljöarbetet.

Förankring handlar alltså inte bara om att informera om dokumenten en gång, utan om att återkommande arbeta med dem i verksamheten. När rutiner tas upp i diskussioner, används i planering och följs upp över tid blir de en naturlig del av skolans arbetsmiljöarbete.

Att göra

Diskutera tillsammans hur era arbetsmiljödokument och rutiner sprids och används i verksamheten.

  • Gå igenom vilka arbetsmiljödokument och rutiner som gäller på er skola.
  • Diskutera om dokumenten är kända av personalen och om de används i det dagliga arbetet.
  • Fundera över i vilka forum dokumenten kan diskuteras och följas upp, till exempel på arbetsplatsträffar (APT) eller i implementeringsteamet.
  • Identifiera om det finns behov av att tydliggöra, sprida eller uppdatera vissa rutiner.

Vem kan göra detta?

Rektor tillsammans med implementeringsteamet eller arbetsmiljögruppen.

Hur lång tid tar det?

Cirka 30 minuter.

Vad är outputen?

  • en gemensam bild av hur väl arbetsmiljödokumenten är kända i verksamheten
  • identifierade behov av att sprida eller förtydliga rutiner
  • förslag på hur dokumenten kan diskuteras och följas upp i verksamheten

⇒ Detta kan bidra till att göra arbetsmiljödokumenten till en aktiv del av skolans förebyggande arbetsmiljöarbete.

Att följa upp hur rutinerna används

Att ta fram eller uppdatera arbetsmiljödokument är ett viktigt steg, men för att de ska få betydelse i praktiken behöver skolan också följa upp hur de används. Det kan till exempel handla om att undersöka om personalen känner till rutinerna, om nyanställda har fått information om dessa, samt om skolledning och personal faktiskt följer ruitnerna i det dagliga arbetet. Genom att regelbundet diskutera och följa upp rutinerna kan skolan identifiera vad som fungerar bra och vad som behöver förtydligas eller utvecklas vidare.

Hur har andra skolor gjort?

Nedan är ett exempel på hur en skola arbetade för att förankra rutiner för arbetsmiljöarbetet i verksamheten.

Steg 1 – Ta reda på vad som redan finns i kommunen
Skolan började med att kontakta HR och utbildningsförvaltningen för att få en överblick över vilka policyer och arbetsmiljödokument som redan fanns på kommunnivå. På så sätt kunde de utgå från befintliga riktlinjer i stället för att ta fram helt nya dokument.

Steg 2 – Uppdatera och tydliggöra skolans rutiner
Implementeringsteamet gick igenom de dokument som redan fanns och uppdaterade dem så att de passade skolans verksamhet. Dokumenten tydliggjordes som skolans gällande rutiner för arbetsmiljöarbetet.

Steg 3 – Kartlägga kännedomen hos personalen
Som ett första steg i implementeringen genomförde skolan en kartläggning av hur många i personalen som kände till rutinerna. Resultaten användes för att identifiera vilka delar som behövde förtydligas.

Steg 4 – Informera och diskutera rutinerna
Rutinerna presenterades och diskuterades på arbetsplatsträffar (APT) under året. Personalen fick möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter, vilket bidrog till att dokumenten justerades och blev mer relevanta för verksamheten.

Steg 5 – Följa upp arbetet
Efter införandet genomfördes en enkät för att följa upp om personalen kände till rutinerna. Skolan planerade också återkommande uppföljning på APT och i samverkan med fackliga representanter för att säkerställa att rutinerna användes i det dagliga arbetet.

Genom att arbeta stegvis med att uppdatera, förankra och följa upp rutinerna lyckades skolan göra dem till en naturlig del av sitt arbetsmiljöarbete.