Stöd från huvudman i implementeringsprocessen
Ett vanligt hinder när skolor ska arbeta förebyggande med psykisk ohälsa är att arbetet upplevs som isolerat till den enskilda skolan. När stöd från överordnad nivå saknas kan det bli svårt att prioritera arbetet, få tillgång till rätt kompetens och skapa långsiktighet i förändringsarbetet.
Hitta stöd utifrån
Forskning visar att stöd från huvudman eller förvaltning kan vara en framgångsfaktor i implementeringsprocesser. Genom att involvera personer utanför skolan kan verksamheten få tillgång till kunskap, struktur och stöd i svåra frågor.
Stöd i implementeringsarbetet kan komma från både internt och externt. Internt stöd innebär att någon inom organisationen får ett särskilt uppdrag att stödja arbetet. Det kan till exempel vara en representant från HR eller utbildningsförvaltningen. Externt stöd kan innebära aktörer utanför skolan, till exempel företagshälsovården. De kan bidra med ett utifrånperspektiv och särskild kompetens.
Personer som inte arbetar direkt i skolans vardag kan ofta bidra med struktur och metodstöd, utbildning och kontinuerlig uppföljning, samt stöd i att hantera hinder som uppstår under arbetets gång. Ett sådant stöd kan också bidra till att skapa samsyn i organisationen och stärka förtroendet mellan ledning och personal.
Vad kännetecknar framgångsrikt stöd?
Forskning visar att vissa faktorer är särskilt viktiga för att stöd från huvudman ska fungera väl. En central faktor är tydlig rollfördelning, där det är klart vem som ansvarar för vad i arbetet. Otydliga roller är annars ett vanligt hinder i implementeringsprocesser. Det är också viktigt med tidig förankring hos både ledning och personal. När syfte och mål diskuteras gemensamt ökar förståelsen och engagemanget i organisationen.
Stödet behöver dessutom anpassas till den lokala kontexten. Skolans storlek, resurser och aktuella utmaningar påverkar hur arbetet bör organiseras. I många fall är det också värdefullt med mer intensivt stöd i början av förändringsarbetet. När arbetssätten har etablerats kan stödet gradvis minska.
Samtidigt är det viktigt att planera för hur arbetet ska leva vidare när det aktiva stödet minskar. Det kan till exempel ske genom att integrera arbetet i skolans ordinarie strukturer, såsom arbetsplatsträffar (APT) eller samverkansmöten.
Hur har andra skolor gjort?
Nedan är ett exempel på hur en skola använde stöd från HR efter sin medarbetarenkät. Skolan ville gå från enkätresultat till konkreta förbättringar i arbetsmiljön. HR bidrog både med metodstöd och stöd i dialog och förankring i organisationen.
Steg 1 – Tolkning av resultaten
Efter att resultaten från medarbetarenkäten presenterats upplevde skolledningen att det var svårt att veta vilka områden som skulle prioriteras. HR deltog därför i ett möte med implementeringsteamet och hjälpte till att analysera resultaten. Tillsammans identifierade de två områden som behövde prioriteras: arbetsbelastning och otydlighet kring vissa rutiner.
Steg 2 – Prioritering av åtgärder
HR hjälpte skolan att gå från resultat till möjliga aktiviteter. De föreslog ett enkelt arbetssätt för att prioritera åtgärder och hjälpte teamet att formulera konkreta aktiviteter. Skolan valde att testa två insatser: korta avstämningar om arbetsbelastning i arbetslagen och en tydligare genomgång av rutiner för att hantera hög arbetsbelastning.
Steg 3 – Stöd i dialog och förankring
HR deltog också i dialogen kring hur resultaten skulle återkopplas till personalen. Genom att fungera som en neutral part kunde HR bidra till en öppen diskussion om arbetsmiljön och hjälpa till att skapa samsyn kring vilka förändringar som behövdes.
Steg 4 – Uppföljning och fortsatt stöd
Efter några månader följde HR upp arbetet tillsammans med implementeringsteamet. De diskuterade vad som fungerat bra och vad som behövde justeras. Avstämningar om arbetsbelastning infördes som en återkommande punkt i arbetslagen, och HR fortsatte att vara ett stöd i uppföljningen av arbetet.
Hur kan skolan få stöd?
I praktiken kan stödet från huvudman eller externa aktörer se ut på flera sätt. HR eller utbildningsförvaltningen kan till exempel bidra med metodstöd i planering och uppföljning av arbetsmiljöarbetet, hjälpa till att ta fram en enkel årsplan eller ge stöd i hur riskbedömningar dokumenteras. Företagshälsovården kan bidra i kartläggningar, stödja i svåra arbetsmiljöärenden eller fungera som rådgivare när rutiner behöver utvecklas. Uppföljningsmöten mellan skola och huvudman kan också vara ett sätt att följa hur arbetet utvecklas och identifiera vad som behöver justeras.
Ett sådant stöd kan hjälpa skolan att hantera vanliga hinder i arbetsmiljöarbetet, till exempel tidsbrist, otydliga roller, motstånd i personalgruppen eller osäkerhet kring ansvar.
Att göra
Identifiera vilket stöd som finns från huvudman, HR eller andra externa aktörer som kan stödja implementeringsarbetet. Fundera över vilka delar av arbetet där skolan kan behöva stöd, till exempel:
- planering av arbetsmiljöarbetet
- kartläggning och riskbedömning
- utbildning eller kompetensutveckling
- uppföljning av åtgärder
Ta sedan kontakt med relevanta funktioner och diskutera vilket stöd som kan ges i implementeringsprocessen.
Vem kan göra detta?
Rektor eller implementeringsteamet kan initiera dialogen med huvudman, HR eller andra relevanta aktörer.
Hur lång tid tar det?
Kartlägga vilket stöd som finns: 30–60 minuter
Dialog med huvudman eller HR: 30–60 minuter
Vad är outputen?
- en översikt över vilket stöd som finns från huvudman eller externa aktörer
- en utsedd kontaktperson på förvaltningsnivå
- en plan för hur stödet kan användas i implementeringsarbetet
⇒ Detta skapar bättre förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart arbete med att förebygga psykisk ohälsa i arbetsmiljön.