Träning i att implementera riktlinjen
Att implementera nya arbetssätt kräver mer än en enstaka utbildning. För att skapa varaktig förändring behöver arbetsgruppen eller implementeringsteamet återkommande träna på att planera, genomföra och följa upp aktiviteter. På denna sida finns övningar, material och exempel som kan stödja arbetet med att välja åtgärder, sätta mål och skapa hållbara förändringar i skolans arbetsmiljöarbete.
Återkommande träning
Att endast gå en utbildning leder sällan till varaktig förändring. Det är därför viktigt att återkommande träna och uppdatera sina kunskaper. Ett sätt att göra detta är att planera in tillfällen under året då arbetsgruppen eller implementeringsteamet tillsammans gör övningar, diskuterar hur arbetet går och reflekterar över vilka erfarenheter man har gjort. Detta kan med fördel göras tillsammans med andra skolor i form av workshops antingen som ett gemensamt initativ eller att exempelvis HR eller utbildningsförvaltningen håller dessa.
Genom att kombinera reflektion med praktiska övningar som kan tillämpas i verksamheten kan gruppen stegvis utveckla både självförtroende och förmåga att implementera förbättringsåtgärder mer effektivt. Att avsätta tid för sådana tillfällen kan också öka sannolikheten att arbetet faktiskt blir genomfört.
Nedan presenteras tre teman med material och verktyg som arbetsgruppen eller implementeringsteamet kan använda för att stärka sin förmåga i implementeringsarbetet: att välja "rätt" åtgärd, att sätta mål och göra en plan samt att skapa en hållbar förändring.
Träningsflöde
Fokusområden
→ Arbetsmiljödokument och rutiner
→ Sätta mål och göra en plan
→ Skapa en hållbar förändring
Praktiskt moment
→ Göra SMARTA mål
→ Pilövning
→ Handlingsplan
→ PDSA
→ Skapa plan för hållbar förändring
Vilka ska vara med: Arbetsgrupp
Planerad tid:
2.5 timmar
Fokusområden
→ Kunskap om psykisk ohälsa, risk- och friskfaktorer
→ Sätta mål och göra en plan
→ Skapa en hållbar förändring
Praktiskt moment
→ Göra SMARTA mål
→ Pilövning
→ Handlingsplan
→ Skapa plan för hållbar förändring
Vilka ska vara med: Arbetsgrupp
Planerad tid:
2.5 timmar
Fokusområden
→ Från kartläggning till åtgärd
→ Att välja rätt åtgärd
→ Sätta mål och göra en plan
→ Skapa en hållbar förändring
Praktiskt moment
→ Göra SMARTA mål
→ Pilövning
→ Handlingsplan
→ PDSA
→ Skapa plan för hållbar förändring
Vilka ska vara med: Arbetsgrupp
Planerad tid:
2.5 timmar
Välja rätt åtgärd
När skolan har identifierat ett problem eller ett förbättringsområde i arbetsmiljön är nästa steg att välja vilka åtgärder som kan bidra till förbättring. Det finns ofta många möjliga lösningar, och det kan därför vara hjälpsamt att diskutera vilka åtgärder som är mest relevanta för just er situation. Genom att reflektera över vad problemet handlar om och vad som orsakar det kan arbetsgruppen eller implementeringsteamet lättare identifiera åtgärder som adresserar orsakerna till problemet och inte bara symtomen.
Ett sätt att strukturera arbetet är att fundera över på vilken nivå en åtgärd riktar sig. Vissa åtgärder fokuserar på individen, till exempel utbildning eller stöd för att utveckla nya färdigheter. Andra åtgärder handlar om samspelet mellan människor på arbetsplatsen, till exempel kollegialt stöd, handledning eller mentorskap. Det finns också åtgärder som riktar sig mot organisationen, till exempel förändringar i arbetsorganisation, tydligare rutiner eller förbättrad kommunikation.
Forskning visar att många riskfaktorer för arbetsrelaterad stress och psykisk ohälsa finns i hur arbetet organiseras. Därför kan åtgärder på organisationsnivå ofta vara viktiga. Samtidigt kan insatser på individ- och gruppnivå också vara värdefulla, särskilt när de kombineras med organisatoriska förändringar. Att diskutera möjliga åtgärder tillsammans i implementeringsteamet kan därför hjälpa skolan att välja åtgärder som är realistiska att genomföra och relevanta för den egna verksamheten.
Nedan finns material och verktyg som kan användas för att diskutera och välja åtgärder som kan bidra till att förbättra arbetsmiljön och förebygga psykisk ohälsa. Ni kan även läsa mer om åtgärder här.
Material och verktyg för att välja rätt åtgärd
Hur har andra skolor gjort?
Nedan är ett exempel på hur en skola arbetade för att identifiera och prioritera åtgärder efter en kartläggning av arbetsmiljön.
Steg 1 – Analysera resultat från kartläggningen
Skolan hade genomfört en medarbetarenkät om arbetsmiljön. Implementeringsteamet gick igenom resultaten tillsammans och identifierade områden där personalen upplevde att arbetsmiljön fungerade bra och områden där det fanns behov av förbättring. Teamet diskuterade vilka faktorer som kunde förklara resultaten.
Steg 2 – Identifiera faktorer bakom resultaten
I diskussionen framkom att flera medarbetare upplevde ett gott stöd från kollegor och ett positivt samarbete i arbetslagen. Samtidigt visade resultaten att många upplevde otydlighet kring prioriteringar under perioder med hög arbetsbelastning. Teamet diskuterade vilka faktorer i organisationen som kunde bidra till dessa upplevelser.
Steg 3 – Prioritera områden
Implementeringsteamet valde att prioritera några få områden för fortsatt arbete. De identifierade två områden som fungerade bra och som de ville fortsätta stärka, till exempel samarbetet i arbetslagen och det kollegiala stödet. De valde också ut två områden som behövde utvecklas, bland annat tydligare prioriteringar i arbetet och bättre planering av aktiviteter under terminen.
Steg 4 – Välja ett område att arbeta vidare med
Som ett första steg beslutade teamet att arbeta vidare med frågan om prioriteringar i arbetet. De planerade att diskutera möjliga åtgärder tillsammans med personalen och testa förändringar i hur arbetsuppgifter planeras och följs upp under terminen.
Genom att utgå från resultaten i kartläggningen och diskutera vilka faktorer som påverkade arbetsmiljön kunde skolan prioritera vilka områden de skulle arbeta vidare med och välja åtgärder som var relevanta för deras situation.
Sätta mål och göra en plan
När skolan har valt vilka åtgärder som ska genomföras är nästa steg att planera hur aktiviteterna ska genomföras i praktiken. En plan kan hjälpa till att göra arbetet mer konkret och öka sannolikheten att aktiviteterna faktiskt blir genomförda. Planeringen kan till exempel göras med hjälp av ett årshjul, en handlingsplan eller ett annat arbetssätt som passar skolans organisation.
När aktiviteter planeras kan det vara hjälpsamt att formulera tydliga mål och beskriva vad som ska göras, när det ska göras och vem som ansvarar för genomförandet. Att sätta rimliga mål kan också vara viktigt. Det kan därför vara bra att börja med aktiviteter som är möjliga att genomföra även under perioder när verksamheten är intensiv och många andra uppgifter pågår samtidigt.
Ett sätt att tydliggöra målen är att formulera så kallade SMARTA mål. Det innebär att målen ska vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Genom att formulera mål på detta sätt blir det tydligare vad som ska uppnås och hur arbetet ska följas upp.
Det kan också vara hjälpsamt att tänka igenom vilka steg som behöver tas för att nå målet. Ett sätt att göra detta är att börja med att beskriva målet och sedan arbeta bakåt i tiden för att identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras längs vägen. På så sätt kan teamet tydligare se vilka moment som behöver planeras, vilka hinder som kan uppstå och hur arbetet kan organiseras.
Genom att arbeta på detta sätt kan implementeringsteamet skapa en tydligare handlingsplan och en gemensam förståelse för hur arbetet ska genomföras. Det kan också göra det lättare att integrera aktiviteterna i befintliga möten, rutiner och arbetsprocesser i verksamheten.
Nedan finns material och verktyg som kan användas för att formulera mål och planera aktiviteter i implementeringsarbetet.
Material och verktyg för att sätta mål och göra en plan
Hur har andra skolor gjort?
Nedan är ett exempel på hur en skola arbetade för att planera och genomföra en aktivitet efter att ha identifierat ett förbättringsområde i arbetsmiljön.
Steg 1 – Formulera ett SMART mål
Efter att ha diskuterat resultaten från en kartläggning av arbetsmiljön identifierade implementeringsteamet att många medarbetare upplevde att rutiner för arbetsmiljöfrågor var otydliga. Teamet beslutade därför att ta fram ett gemensamt dokument som beskrev hur arbetsmiljöarbetet skulle genomföras på skolan. För att göra målet tydligt formulerade de ett SMART mål: “Ett dokument som beskriver skolans rutiner för arbetsmiljöarbete ska vara färdigt och kunna presenteras på APT i november.”
Steg 2 – Arbeta bakåt med pilövningen
För att konkretisera hur målet skulle nås använde teamet pilövningen. De började med att skriva målet på ett papper och placerade det längst fram på en tidslinje. Därefter diskuterade de vilka steg som behövde ske innan målet kunde uppnås. De identifierade till exempel att de behövde samla in befintliga rutiner, diskutera innehållet i implementeringsteamet, förankra förslaget i ledningsgruppen och planera hur dokumentet skulle presenteras för personalen.
Steg 3 – Göra en plan
När teamet hade identifierat stegen överförde de dem till en handlingsplan. I planen beskrev de vad som skulle göras, när det skulle göras och vem som ansvarade för varje aktivitet. De planerade också att använda befintliga möten, till exempel implementeringsteamets träffar och arbetsplatsträffar, för att diskutera arbetet och få återkoppling.
Steg 4 – Testa arbetet med PDSA
När dokumentet var färdigt valde skolan att testa hur rutinen fungerade i praktiken genom att använda PDSA-cykler. Först testade de rutinen i ett arbetslag under en månad. Därefter följde de upp hur personalen upplevde att rutinen fungerade och om något behövde justeras. Efter justeringar infördes rutinen i hela verksamheten.
Skapa en hållbar förändring
Arbetet med att implementera riktlinjer för psykisk hälsa på arbetsplatsen kan vara mer intensivt i början. Samtidigt är det viktigt att skapa strukturer som gör att arbetet fortsätter över tid och blir en integrerad del av skolans ordinarie verksamhet. Ett sätt att göra detta är att planera arbetet under skolåret. Det kan till exempel innebära att planera när kartläggningar ska genomföras, hur resultaten ska återkopplas till arbetsgruppen, hur diskussioner ska ledas och hur handlingsplaner ska tas fram, genomföras och följas upp. Genom att planera dessa steg blir arbetet mer systematiskt och lättare att följa upp över tid.
Samtidigt kan olika hinder uppstå under implementeringsprocessen. Det finns också flera faktorer som kan underlätta arbetet. För att skapa en hållbar förändring är det viktigt att inte enbart förlita sig på individers motivation, utan också skapa strukturer som gör de önskade arbetssätten enklare att följa. Det kan till exempel handla om att införa tydliga rutiner, använda praktiska påminnelser eller skapa forum för återkoppling och uppföljning. Sådana strukturer kan till exempel vara att ha arbetsmiljöarbete som en stående punkt på dagordningen, använda påminnelser i digitala kalendrar eller synliggöra viktiga dokument i personalutrymmen. Det kan också handla om att planera arbetet i ett årshjul, sätta både kortsiktiga och långsiktiga mål och arbeta stegvis genom modeller som Planera–Göra–Studera–Agera.
Arbetet kan även stärkas genom stöd från implementeringsgruppen, genom erfarenhetsutbyte med andra skolor i kommunen och genom dialog med förvaltningen om hur arbetsmiljöarbetet utvecklas.
Nedan finns material och verktyg som kan användas för att främja en hållbar förändring.
Material och vertyg för att skapa en hållbar förändring
Hur har andra skolor gjort?
Nedan är ett exempel på hur en skola arbetade för att göra riktlinjens första rekommendation till en återkommande del av skolans arbetsmiljöarbete. Skolan ville säkerställa att arbetet inte bara blev en engångsinsats utan något som följdes upp och utvecklades över tid.
Steg 1 – Planera aktiviteter under skolåret
Implementeringsteamet började med att planera arbetet i ett årshjul. De identifierade vilka aktiviteter som behövde genomföras under året, till exempel att revidera arbetsmiljödokument, sprida information till personalen och diskutera hur dokumenten skulle användas i praktiken. Teamet bestämde också när aktiviteterna skulle genomföras och vilka som skulle vara ansvariga.
Steg 2 – Skapa rutiner i verksamheten
För att göra arbetet mer hållbart beslutade skolan att arbetsmiljöfrågor skulle bli en återkommande punkt på arbetsplatsträffar. Implementeringsteamet tog också fram korta sammanfattningar av arbetsmiljödokumenten som delades via e-post och på skolans interna plattform. På så sätt blev informationen mer tillgänglig för både ny och befintlig personal.
Steg 3 – Kartlägga och diskutera arbetsmiljön
Under terminen genomfördes en medarbetarenkät om arbetsmiljön. Resultaten återkopplades till arbetslagen där personalen tillsammans diskuterade vilka faktorer som fungerade bra och vilka som behövde förbättras. Implementeringsteamet sammanställde förslag på åtgärder och tog fram en handlingsplan.
Steg 4 – Följa upp och justera arbetet
Efter några månader följde skolan upp hur arbetet hade fungerat. De identifierade att tidsbrist ibland gjorde det svårt att prioritera arbetsmiljöfrågor. För att hantera detta beslutade skolledningen att avsätta särskild tid för implementeringsteamets möten och att fortsätta följa upp handlingsplanen varje termin.
Genom att planera arbetet över året, skapa tydliga rutiner och följa upp arbetet regelbundet kunde skolan stegvis integrera rekommendationen i sitt ordinarie arbetsmiljöarbete.